Retningslinjer for GDPR-dag og nye arbeidsrutiner

Vedlagt finner dere retningslinjer for GDPR-dagen og nye arbeidsrutiner. De skal være ganske selvforklarende, men selvsagt bare ta kontakt med meg enten på telefon 55 58 21 06 eller på epost dersom dere lurer på noe.  Retningslinjene er utformet slik at det er litt informasjon på den ene siden av arket og retningslinjer på den andre. Jeg anbefaler at dere printer ut og gir et eksemplar til hver ansatt på GDPR-dagen, ev henger det opp på en tavle som er godt synlig for alle slik at det kan henge der lenger enn kun den ene dagen. I denne sammenhengen får personvernet vinne over miljøet ☺

En del av formålet med GDPR-dagen er å få en oversikt over hva vi har av dokumenter og lister som inneholder personopplysninger. Dette vil hjelpe institutt/seksjoner å kartlegge hvilke behandlinger av personopplysninger som må registreres i GDPR-protokollen. Jeg vet at det er litt usikkerhet rundt hva som skal registreres i GDPR-protokollen og hvordan man egentlig registrerer en behandling der. En behandling av personopplysninger betyr ikke at vi skal registrere alle excel-lister som finnes, det er selve behandlingen av personopplysninger som skal registreres. I noen tilfeller kan excel-lister med personopplysninger derimot være så spesielle at de må registreres særskilt. Jeg forstår om dette kanskje er vanskelig å forstå og fremstår uklart, så derfor er det viktig at dere tar kontakt med meg dersom dere ønsker at jeg gir dere mer informasjon og kanskje en liten opplæring. Jeg kan for eksempel vise selve excel-arket vi (midlertidig) registrerer behandlingene i og forklare hvordan det forgår. I de forskjellige kolonnene der ligger det forklaringer og man vil også se eksempler på registreringer slik at man kanskje i større grad vil forstå hva som menes med en behandling av personopplysning. Det står litt om dette på informasjonssiden i retningslinjene, men det kan nok for noen være stor hjelp i å få se excel-arket med de forklaringene som ligger til alle kolonnene.

Målet er å ha avviklet GDPR-dagen innen 1.desember !

Retningslinjer for GDPR-dag og nye arbeidsrutiner

Skype for Business & IGS


Håper dere har fått hentet headset og at det fungerer å ringe med Skype for Business internt på UiB.
Det er først når alle legges over på onsdag (etter planen) at man kan ringe eksternt.
Vi trenger rask tilbakemelding dersom noen er Linux- brukere; send direkte melding til Kjell Fadnes, med meg på kopi.
Når «tastaturet» dukker opp, er du fullt og helt lagt over, og telefonapparatet historie.

 

Her finner du litt god info rundt bruk av Skype for Business: https://uit.no/om/orakelet/tema?p_document_id=367454

 

Informasjonsmøte, digital forsendelse og signeringsoppdrag fra ePhorte, nye moduler i oppgradert ePhorte

Tirsdag 2. oktober kl. 09:00 – 10:15 inviteres alle ePhorte-brukere til et informasjonsmøte i Egget, Studentsenteret, hvor fokus vil være på spennende ny funksjonalitet i oppgradert ePhorte:

  • Digital forsendelse til virksomheter i Enhetsregisteret
  • Digitalt mottak av brev fra offentlige virksomheter, direkte inn i ePhorte i stedet for i Altinn
  • Ekspedering av dokumenter i Ephorte til elektronisk signering hos mottaker (privatperson)

Gjennomgang av erfaringer (tips og råd, mulige feilsituasjoner) knyttet til bruken av «Generell digital forsendelse», både til Sikker Digital Postkasse, og den nye sentraliserte utskriftsløsningen. Det vil også være anledning til å stille spørsmål i plenum på slutten.

Vi håper så mange som mulig har anledning til å stille. Presentasjoner vil bli lagt ut på Arkiwiki.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning

Husk: Ny reisebyråleverandør / Remember: New travel agency

UiB har fått ny reisebyråleverandør
På vegne av statlige virksomheter har DIFI inngått  reisebyrårammeavtale for virksomheter i sektoren.  Universitetet i Bergen har i den forbindelse blitt tildelt reisebyrået G Travel.
Vedlagt følger informasjonsbrev/velkomstbrev fra G Travel.
UiB har mange reisebestiller som bestiller reiser for andre,  disse vil motta  egen e-post fra G Travel.
Det er mange som har bestillinger for fremtidige reiser hos vår gamle leverandør  Berg- Hansen. Her kommer litt praktisk informasjon for disse reisene:

Eksisterende bestillinger
Eksisterende bestillinger blir hos Berg -Hansen. Du finner disse i reisemappen din på berg-hansen.no og i Appen. Trenger du å endre eller avbestille eksisterende reiser kontakter du Berg Hansens kundesenter på 08050 eller bestilling@berg-hansen.no
Kvitteringer og bilag for gjennomførte reiser
Har du behov for å hente ut kvitteringer finner du dette i reisemappen din på berg-hansen.no

Har du spørsmål i forbindelse med nytt reisebyrå, send forespørsel til issue-tracker: https://bs.uib.no/?module=issues&action=new&gid=85h

Les mer: Velkommen til G Travel – Universitetet i Bergen UIB

New travel agency
DIFI has entered into a new framework agreement on behalf of public sector agencies resulting in the appointment of G Travel as the University of Bergen’s travel agent.
Please find an information and welcome letter from G Travel attached.
UiB employees who arrange and book trips for others will receive their own e-mail from G Travel.
There are many who have existing orders for future trips with our old supplier Berg-Hansen, in relation to which we advise the following:

Existing orders
Existing orders will remain with Berg -Hansen. You can find these in your travel folder on berg-hansen.no and in the App.
If you need to change or cancel existing travel contacts at Berg Hansen’s customer center at 08050 or booking@berg-hansen.noReceipts and attachments for completed travel are available in your travel folder at berg-hansen.no

Questions regarding the new agency, use issue-tracker: https://bs.uib.no/?module=issues&action=new&gid=85h

Read more: Welcome to G Travel – University of Bergen UiB

G Travel is UiB’s new travel agency / Ny reisebyråavtale fra 1.juli

UiB will as of 1.7.2018 have a new travel agency agreement. The new supplier is G Travel. More information on the new agreement will be available in the beginning of June.
Booking of business travels until 1.7.2018 must be made through Berg-Hansen AS as per usual.


UiB vil fra 01.07.2018 få ny reisebyråleverandør. Reisebyrået G Travel er blitt tildelt kontrakt og blir derfor UiBs nye reisebyråleverandør. Nærmere informasjon om leverandørbytte kommer i juni.
Reiser bestilles som vanlig hos Berg-Hansen fram til leverandørbytte 01.07.2018.

For spørsmål, send en henvendelse til Innkjøp i Issue tracker.

Administration seminar

Thursday 5 and Friday 6 April, the administration will be away at a seminar. Departure at 1030 on Thursday from Kalfarveien/Jekteviksbakken.


Torsdag 5. og fredag 6. april vil administrasjonen være bortreist på administrasjonsseminar. Avreise kl 1030 på torsdag fra Kalfarveien/Jekteviksbakken. Dette til informasjon.

Retningslinjer for representasjon og bevertning 2018

Universitetsdirektøren ønsker med dette å presisere retningslinjer som skal følges knyttet til utgifter til representasjon og bevertning for 2018.
I Statens personalhåndbok punkt 10.11 fremgår de generelle premissene som legges til grunn. Det har vært en gjennomgang av UiBs retningslinjer. Nytt i retningslinjene er innskjerping av krav til dokumentasjon. Det er videre gitt en begrenset åpning for enkel servering i forbindelse med interne møter (jf pkt om bevertning). Ephorte-sak 2016/11564-KLE

Retningslinjer vedlegg