Fra Siv Johsen Eggereide – Økonomikoordinator IGS
English below
Hvordan gå frem fram for å bestille varer og tjenester under kr 100.000
Ved behov for varer eller tjenester i ditt arbeidsforhold skal du ikke kjøpe dette selv, og sende regning til universitetet. Vi må følge offentlig regelverk for innkjøp, og har derfor egne personer som er opplært til å foreta bestillinger for ansatte.
Noen bestillinger skal du gjøre selv, det gjelder i første rekke standard programvare (Software senter) og reisebestillinger fra G-travel. Dette gjøres direkte av den ansatte, som deretter leverer inn reiseregning for gjennomførte reiser.
Har du behov for en vare eller en tjeneste skal du melde inn behovet gjennom kontaktskjema ved å logge på siden www.hjelp.uib.no, velg «Jeg vil bestille noe» og «Bestille vare/tjeneste». Bruk der skjemaet som er laget for IGS, øverst til høyre på siden. Fyll inn så godt du kan informasjon så vil en bestiller ved IGS følge opp saken. Bestilleren vil opprette en bestilling i universitetets bestillingssystem. Husk at din leder skal alltid godkjenne bestillinger som medfører kostnader, og det må skives inn hvilke prosjektmidler som skal belastes.
Informasjon på reiseregninger og utleggsrefusjoner i HR-portalen
Når det sendes inn reiseregning eller refusjon av utgifter i HR-portalen, må dere skrive inn en kommentar i skjemaet dere sender inn om hvor det skal belastes. Gjerne prosjektnummer og aktivitet, eller prosjektnummer og analysenummer. Da vil behandlingen av disse gå mye fortere og enklere. Noen er ganske flink til å gi nok informasjon, men det er alltid rom for forbedringer!
How to order goods and services up to NOK 100,000
If you need goods or services in your employment, do not buy this yourself and send the bill to the university. We must follow public procurement rules, and therefore we have dedicated persons that are trained to place orders for employees.
Some orders you must do yourself, primarily the standard software (Software centre) and travel bookings from G-travel. This is done directly by the employee, who then submits travel expenses for their travels.
If you need a product or service, you need to register your need through the contact form by logging on to the page www.hjelp.uib.no, select «I want to order something» and «Order product / service». Use the IGS form in the top right corner of the page. Fill in as much information as you can, and a buyer at IGS will follow up on the matter. The buyer will create an order in the university’s ordering system. Remember that your manager must always approve orders that incur costs, you must specify which project funds will be charged.
Information for travel claims and reimbursement of expenses in the HR-portal
When submitting a travel claim or reimbursement of expenses in the HR portal, you must enter a comment in the form you submit about where it is to be charged. Preferably project number and activity, or project number and analysis number. Then the process for payment of these will go much faster and easier. Some are quite good at providing enough information, but there is always room for improvement!